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REGISTRO DIARIO DE JORNADA Y PROTECCIÓN DE DATOS

29 de abril de 2019

Mucho cuidado con el sistema que elegimos
como empresa para cumplir con la normativa

El próximo 12 de mayo entra en vigor el RD 8/2019 de medidas
urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la
jornada de trabajo, instaurando el deber de la empresa de garantizar el
registro diario de jornada de cada persona trabajadora.

Al tratar datos personales de los empleados y guardar un registro
de los mismos es muy importante cumplir con la normativa de protección de
datos, tanto el Reglamento Europeo 679/2016 como la Ley de Protección de Datos
Española 3/2018.

¿Cómo cumplo con el
registro diario de jornada? ¿qué sistema utilizo?  ¿Control por huella dactilar?

El RD 8/2019 permite a las empresas elegir el sistema que quieran
para garantizar el registro diario de jornada y por este motivo muchas empresas
se están decantando con sistemas de control por huella dactilar, los cuales
podemos adquirirlos desde 25€ en internet .

Pero tenemos que saber que implementar un sistema de huella
dactilar en la empresa para cumplir con le registro diario de jornada tiene
mucho riesgo, incluso puede ser ilegal y dar lugar a sanciones.

¿Cuáles son los
problemas y las obligaciones en materia de protección de datos para implementar
un sistema de huella dactilar?

  • En la normativa de protección
    de datos la huella dactilar se considera un dato biométrico y por tanto es un dato especialmente protegido como
    los datos de salud, orientación sexual … y por lo tanto debemos de aplicar
    medidas para su tratamiento acordes a este tipo de datos.
  • Consentimiento del trabajador. Tratar
    este tipo de datos requiere de un consentimiento específico e inequívoco por
    parte de nuestros empleados. ¿puede mi trabajador elegir otro sistema que no
    sea el uso de su huella?
  • Proporcionalidad: la empresa tiene
    que poder demostrar que este método:

    • ¿es el único modo de cumplir
      con su interés? (de cumplir con el registro diario) … en principio no
    • ¿No existe alguna alternativa
      menos intrusiva? Si que existen ….
    • Ponderación: la huella es un
      dato biométrico y especialmente protegido por lo que debemos tener muy claro
      que el método elegido es el único y el correcto y que aplicamos todas las
      medidas de seguridad necesarias para el tratamiento de esos datos.  Al estar implicados datos de especial
      protección de los trabajadores, el resultado de esta ponderación debería ser
      especialmente claro y favorable al interés de la empresa.
  • Otras obligaciones para
    cumplir con la normativa de protección de datos si decidimos implementar el
    control por huella dactilar:

    • Guardar la información
      cifrada, seudonimizada y/o anonimizada
    • Nuevo registro de actividades
      de tratamiento
    • Evaluación de impacto,
      obligación de realizarla al tratar datos especialmente protegidos
  • Sanciones: ya hay casos de
    sanciones por el uso y la imposición de uso de estos sistemas
  • Denuncias de los
    trabajadores. Por incumplimiento de la normativa y posible derecho a indemnización
    y responsabilidad. 
  • Informes de la AEPD y GT29
    donde limitan mucho el uso de estos sistemas.

En definitiva, con la entrada en vigor de la obligación del
registro diario de jornada muchas empresas están implementado sistemas de
control con huella dactilar sin conocer los altos riegos que supone en materia
de protección de datos por el tratamiento de datos especiales protegidos, y
datos de trabajadores, por las posibles sanciones y denuncias, y por los
amplios requisitos que impone la normativa si nos decidimos por este sistema.

Mucho cuidado con posibles denuncias por falta de consentimiento
específico y por implementar un método abusivo y poco proporcional.

Actualmente existen el mercado otros métodos que cumplen con le
registro diario, sistemas que no son abusivo ni intrusivos, por ejemplo www.miregistrolaboral.es que garantizan
el registro diario de jornada sin requerir datos especialmente protegidos y que
son más prácticas en el día a día de los empelados. 

Alvaro Aróstegui

Especialista en Protección de Datos

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