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REGISTRO DIARIO DE JORNADA Y PROTECCIÓN DE DATOS

sistema para cumplir con la normativa

REGISTRO DIARIO DE JORNADA Y PROTECCIÓN DE DATOS

Mucho cuidado con el sistema que elegimos como empresa para cumplir con la normativa

El próximo 12 de mayo entra en vigor el RD 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, instaurando el deber de la empresa de garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora.

Al tratar datos personales de los empleados y guardar un registro de los mismos es muy importante cumplir con la normativa de protección de datos, tanto el Reglamento Europeo 679/2016 como la Ley de Protección de Datos Española 3/2018.

¿Cómo cumplo con el registro diario de jornada? ¿qué sistema utilizo?  ¿Control por huella dactilar?

El RD 8/2019 permite a las empresas elegir el sistema que quieran para garantizar el registro diario de jornada y por este motivo muchas empresas se están decantando con sistemas de control por huella dactilar, los cuales podemos adquirirlos desde 25€ en internet .

Pero tenemos que saber que implementar un sistema de huella dactilar en la empresa para cumplir con le registro diario de jornada tiene mucho riesgo, incluso puede ser ilegal y dar lugar a sanciones.

¿Cuáles son los problemas y las obligaciones en materia de protección de datos para implementar un sistema de huella dactilar?

  • En la normativa de protección de datos la huella dactilar se considera un dato biométrico y por tanto es un dato especialmente protegido como los datos de salud, orientación sexual … y por lo tanto debemos de aplicar medidas para su tratamiento acordes a este tipo de datos.
  • Consentimiento del trabajador. Tratar este tipo de datos requiere de un consentimiento específico e inequívoco por parte de nuestros empleados. ¿puede mi trabajador elegir otro sistema que no sea el uso de su huella?
  • Proporcionalidad: la empresa tiene que poder demostrar que este método:
    • ¿es el único modo de cumplir con su interés? (de cumplir con el registro diario) … en principio no
    • ¿No existe alguna alternativa menos intrusiva? Si que existen ….
    • Ponderación: la huella es un dato biométrico y especialmente protegido por lo que debemos tener muy claro que el método elegido es el único y el correcto y que aplicamos todas las medidas de seguridad necesarias para el tratamiento de esos datos.  Al estar implicados datos de especial protección de los trabajadores, el resultado de esta ponderación debería ser especialmente claro y favorable al interés de la empresa.
  • Otras obligaciones para cumplir con la normativa de protección de datos si decidimos implementar el control por huella dactilar:
    • Guardar la información cifrada, seudonimizada y/o anonimizada
    • Nuevo registro de actividades de tratamiento
    • Evaluación de impacto, obligación de realizarla al tratar datos especialmente protegidos
  • Sanciones: ya hay casos de sanciones por el uso y la imposición de uso de estos sistemas
  • Denuncias de los trabajadores. Por incumplimiento de la normativa y posible derecho a indemnización y responsabilidad. 
  • Informes de la AEPD y GT29 donde limitan mucho el uso de estos sistemas.

En definitiva, con la entrada en vigor de la obligación del registro diario de jornada muchas empresas están implementado sistemas de control con huella dactilar sin conocer los altos riegos que supone en materia de protección de datos por el tratamiento de datos especiales protegidos, y datos de trabajadores, por las posibles sanciones y denuncias, y por los amplios requisitos que impone la normativa si nos decidimos por este sistema.

Mucho cuidado con posibles denuncias por falta de consentimiento específico y por implementar un método abusivo y poco proporcional.

Actualmente existen el mercado otros métodos que cumplen con le registro diario, sistemas que no son abusivo ni intrusivos, por ejemplo www.miregistrolaboral.es que garantizan el registro diario de jornada sin requerir datos especialmente protegidos y que son más prácticas en el día a día de los empelados. 

Alvaro Aróstegui

Especialista en Protección de Datos

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