Canal de denuncia interno en las empresas

Una realidad que será obligatoria dentro de poco ¿estamos preparados?

El Consejo de la UE ha aprobado la directiva de protección al denunciante (o whistleblower) para la lucha contra la corrupción pública y privada. El texto, que deberá ser traspuesto antes dos años, introduce grandes novedades:

• Obliga a que las compañías públicas y privadas, y las Administraciones implanten un CANAL DE DENUNCIA y procedimientos internos para la recepción y el estudio de denuncias de irregularidades:
  • Obligatorio primero en todas aquellas que tengan más de 50 trabajadores o cuenten con un volumen de negocio igual o superior a 10 millones de euros
  • También obligatorio en sectores especialmente sensibles como los sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales
  • Más adelante obligatorio para todas las empresas …
• Medidas de protección. Establece una serie de medidas de salvaguarda y blindaje para quien comunique tales infracciones:
  • Conjunto de medidas para garantizar la protección de quien se atreve a dar el paso
  • Impedir cualquier represalia, directa o indirecta, contra el denunciante, sea del tipo que sea: sanciones o despidos; degradaciones o denegaciones de ascensos; cambios de puesto de trabajo; discriminación, marginación o trato injusto; o, incluso, no conversión de un contrato temporal en indefinido.
  • También se abre la puerta a que los denunciantes reciban asistencia jurídica gratuita y otras medidas de apoyo en determinados supuestos.

¿Cómo implemento un canal de denuncia?

Implementar un canal requiere una línea de comunicación segura y permanente con el empleado, que cumpla una serie de requisitos.

Mi Portal del Empleado® incluye entre sus funciones un chat directo entre empresa y empleado que sirve además como canal de denuncia, garantizando en todo momento:

• La “confidencialidad” del informante
• Impide que puedan acceder a el personas no autorizadas
• Permite dar respuesta al denunciante de forma rápida (siempre antes de 3 meses) y una “tramitación diligente” a la comunicación
• Cumple con la normativa de protección de datos
• Se trata de una comunicación a través de un servicio de recepción de mensajes (*) permitiendo la trazabilidad de los mismos.

(*) Chat directo entre la App del empleado y el administrador o responsable de la empresa. Existe también la posibilidad de que la comunicación pueda ser en formato papel, oral o escrito, y de forma presencial, pero generar un problema ya que no guardan trazabilidad, son menos discretos y no son métodos tan seguros.

Beneficios de implementar un canal de denuncia:

• Permiten corregir situaciones ilícitas
• Mejora la transparencia de la empresa
• Facilita el trabajo de los empleados
• Evita el posible riesgo reputacional
• Evita sanciones o responsabilidades

¿Existen canales de denuncia en nuestra legislación?

La Ley Orgánica 03/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales LOPDGDD ya introduce la obligación de la creación de sistemas de denuncia interna como mecanismo para que los integrantes de una organización puedan poner en su conocimiento, la comisión de infracciones. Entre sus características:

• Pueden ser anónimos. Será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable.
• Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información.
• El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento COMPLIANCE OFFICER, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto.
• Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad.
• Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible y transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos, deberá:
  • Procederse a su supresión del sistema de denuncias
  • Salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica
  • Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo.

 

Álvaro Aróstegui